AIstap

Voorbeeld · Groothandel · Productie

Uw leverancier bevestigt iets anders dan u bestelde.

Uw leverancier bevestigt uw inkooporder per e-mail, en iemand legt de bevestiging regel voor regel naast de bestelling in het ordersysteem (ERP). De automatisering vergelijkt de twee en laat de verschillen zien; uw inkoper beslist wat ermee gebeurt.

ERP: het systeem met uw orders, voorraad en facturen.

Laat ons uw proces zien Bekijk het verschil

Gratis · 30 minuten online · één proces · vrijblijvend Daarna: pilot vanaf €2.450 · maandpakket vanaf €295 · excl. btw

Zo loopt het werk

  • E-mail
  • PDF

AIstap

de automatisering

  • Leest
  • Valideert
  • Zet klaar

Uw ERPFICTIEF VOORBEELD

Inkooporder 60318 · 12 regelsTer controle

Leverancier
nr. 1187
Aantallen
12 van 12 gelijk
Prijzen
12 van 12 gelijk
Leverdatum
14-1014-10 of 28-10?

Twijfel? Eerst naar uw team.

U bestelde voor levering op 14-10, de leverancier bevestigt 28-10. Uw inkoper beslist.

Herkent u dit?

  • Besteld 14-10, bevestigd 28-10

    De leverancier bevestigt een latere leverdatum dan u bestelde, en het valt niet op.

  • Bevestigingen blijven ongelezen

    Orderbevestigingen komen binnen tussen alle andere mail en blijven ongeopend liggen.

  • Pas ontdekt bij levering

    Dat er minder of later wordt geleverd, merkt u pas als de vrachtwagen voor de deur staat.

Vandaag. En met AIstap.

Vandaag

4 stappen met de hand

  1. Bevestiging per e-mail
  2. Pdf openen
  3. Inkooporder opzoeken
  4. Regels vergelijken
  5. Datum bijwerken

Met AIstap

1 stap voor uw team

  1. Bevestiging per e-mail
  2. De automatisering leest
  3. Controle: wijkt iets af?
  4. Uw inkoper beslistuw team
  5. Definitief in uw ERP

Mogelijke impact

  • Minder regel voor regel vergelijken
  • Minder kans op een gemiste afwijking
  • Beter zicht op bevestigde leverdata

Mogelijke impact, geen belofte: wat het oplevert, hangt af van uw proces.

Wat AIstap kan bouwen.

Een voorbeeld. Wat we voor u bouwen, spreken we vooraf af.

  • Koppeling met mailbox

    Waar de orderbevestigingen binnenkomen.

    Een koppeling met de mailbox waarin de orderbevestigingen van uw leveranciers binnenkomen.

  • Bevestiging lezen

    Artikel, aantal, prijs en leverdatum per regel.

    Het lezen van mailtekst en pdf: artikel, aantal, prijs en leverdatum per regel.

  • Naast de inkooporder

    Alleen de regels die afwijken, vallen op.

    Een controle: de bevestiging ligt naast de inkooporder; een afwijkende regel gaat eerst naar uw inkoper.

  • Klaargezet in uw ERP

    Definitief pas na akkoord van uw inkoper.

    Het klaarzetten van de bevestigde leverdatum in uw ordersysteem; definitief pas na akkoord van uw inkoper.

Controle door uw team.

De automatisering bereidt voor. Uw mensen keuren goed en beslissen als iets onduidelijk is.

De automatisering

Uw inkoper

  1. OpmerkenDe automatisering ziet wat er binnenkomt.
  2. VoorbereidenLezen, controleren en klaarzetten.
  3. GoedkeurenIemand van uw team keurt goed, of beslist bij twijfel.
  4. UitvoerenNa akkoord staat het definitief in uw systeem.
  5. OpvolgenWat openstaat, blijft in beeld.

Uw team houdt de regie.

  • Probeer het zelf

    Inkooporder 60318 · 12 regelsTer controle

    Leverdatum14-10 of 28-10?

    14-10 of 28-10?

    Uw inkoper beslist bij afwijkingen

    Wijkt de bevestiging af van de bestelling, dan ziet uw inkoper dat eerst. De automatisering past zelf niets aan.

  • De automatisering

    • Leest
    • Valideert
    • Zet klaar

    Uw team

    • Leverancier bellen
    • Alternatief zoeken
    • Klanten inlichten

    Contact met leveranciers blijft mensenwerk

    Leveranciers bellen, een alternatief zoeken en klanten inlichten doet uw team. In deze opzet doet de automatisering dat niet.

  • Reageren doet uw inkoper zelf

    In deze opzet gaat er geen antwoord naar uw leverancier zonder uw inkoper. Een concept blijft liggen tot uw inkoper het verstuurt.

In de systemen die u heeft.

Welke koppeling mogelijk is, bekijken we in de gratis analyse.

De bevestigingen komen binnen in uw eigen mailbox en uw inkooporders staan in uw eigen ordersysteem (ERP). Of en hoe uw systeem te koppelen is, bekijken we in de gratis analyse.

  • Mailbox (In dit voorbeeld)
  • Ordersysteem (In dit voorbeeld)
  • Planprogramma
  • Spreadsheet
  • Boekhouding
  • Klantportaal

In dit voorbeeld

Wat het kost om te starten.

Van mailbox naar ordersysteem: één proces, twee systemen. De omvang van een pilot.

  1. STAP 0

    Gratis analyse

    €0

    U laat één proces zien.

    • 30 minuten online
    • Samenvatting, één pagina
    • Gratis en vrijblijvend
  2. STAP 1 Aanbevolen eerste stap

    Pilot

    vanaf€2.450

    Eén werkende automatisering.

    • Maximaal 2 systemen
    • 1 tot 2 weken
    • Vaste prijs, vooraf
  3. DOORLOPEND · NA EEN PILOT

    Maandpakket

    vanaf€295/maand

    Wij houden het draaiend.

    • Hosting en monitoring
    • Foutherstel en AI-kosten
    • Maandelijks opzegbaar

Prijzen excl. btw

Alle prijzen en stappen

Vragen over dit voorbeeld.

Wat als de leverancier zijn eigen artikelnummers gebruikt?

Staan die nummers bij het artikel in uw ERP, dan gebruikt de automatisering ze. Is niet zeker welk artikel bedoeld is, dan gaat de regel eerst naar uw inkoper.

Moet onze inkoper nog alle bevestigingen openen?

Niet één voor één. In deze opzet ziet uw inkoper eerst de bevestigingen die afwijken. Bevestigingen die gelijk zijn aan de bestelling staan in een overzicht, en uw inkoper keurt ze zelf goed.

Werkt dit met ons ERP?

Dat bekijken we in de gratis analyse. Voor de pilot regelt u een account of testomgeving, of uw IT-partner kijkt even mee.

Meer voorbeelden.

Prijslijst leverancier naar Uw ERP

Nooit meer prijslijsten van leveranciers overtypen.

Nieuwe inkoopprijzen staan klaar in uw ordersysteem (ERP). Uw inkoper beslist.

Groothandel Productie

Bekijk alle voorbeelden

Stap 0 · gratis

Laat ons uw proces zien.

  1. Wij bellen of mailenOm een moment te plannen
  2. U laat het zien30 minuten online
  3. U krijgt een samenvattingEén pagina

Gratis en vrijblijvend

Liever direct mailen? [email protected]

Alle velden zijn verplicht. We bellen of mailen u terug.