AIstap

Voorbeeld · Groothandel · Productie

Een klacht hoort niet in één mailbox te blijven liggen.

Een klacht of retour komt binnen per e-mail, vaak met een foto, en blijft bij één collega liggen. De automatisering zet de melding klaar bij de juiste order en stelt voor wie de klacht oppakt; uw klantenservice beslist over de oplossing.

Laat ons uw proces zien Bekijk het verschil

Gratis · 30 minuten online · één proces · vrijblijvend Daarna: pilot vanaf €2.450 · maandpakket vanaf €295 · excl. btw

Zo loopt het werk

  • E-mail
  • Foto
  • Bijlage

AIstap

de automatisering

  • Leest
  • Valideert
  • Zet klaar

Uw ordersysteemFICTIEF VOORBEELD

Klacht · klant 10731Ter beoordeling

Melding
2 dozen beschadigd
Foto
1 bijlage
Behandelaar
Magazijn
Order
5824158214 of 58241?

Twijfel? Eerst naar uw team.

De klant noemt order 58214, de artikelen staan op order 58241. Uw klantenservice beslist.

Herkent u dit?

  • Klacht blijft bij één collega

    De klacht staat in de mailbox van één collega, en die is er vandaag niet.

  • Uw klant belt opnieuw

    Uw klant belt opnieuw. De klacht staat nergens bij een order, dus niemand weet wat is afgesproken.

  • Retourdoos zonder briefje

    Er staat een retourdoos in het magazijn en niemand weet bij welke order hij hoort.

Vandaag. En met AIstap.

Vandaag

4 stappen met de hand

  1. Klacht per e-mail
  2. Doorsturen naar collega
  3. Order opzoeken
  4. Klant terugbellen
  5. Wachten op antwoord

Met AIstap

1 stap voor uw team

  1. Klacht per e-mail
  2. De automatisering leest
  3. Zoekt de order erbij
  4. Uw klantenservice beslistuw team
  5. Klacht definitief vastgelegd

Mogelijke impact

  • Minder kans op een vergeten klacht
  • Beter zicht op wat nog openstaat
  • Minder zoeken naar de juiste order

Mogelijke impact, geen belofte: wat het oplevert, hangt af van uw proces.

Wat AIstap kan bouwen.

Een voorbeeld. Wat we voor u bouwen, spreken we vooraf af.

  • Koppeling met mailbox

    Waar klachten en retouren binnenkomen.

    Een koppeling met de mailbox waarin de klachten en retouren binnenkomen.

  • Klacht lezen

    Klant, order, artikel en wat er mis is.

    Het lezen van de mail (klant, order, artikel, wat er mis is); de foto gaat mee.

  • Order erbij zoeken

    Past het ordernummer niet? Eerst naar uw team.

    Het opzoeken van de order; past het ordernummer van de klant niet, dan beslist uw klantenservice.

  • Behandelaar en termijn

    Een voorstel wie de klacht oppakt, en voor wanneer.

    Een voorstel voor de behandelaar en de termijn; uw klantenservice beslist.

Controle door uw team.

De automatisering bereidt voor. Uw mensen keuren goed en beslissen als iets onduidelijk is.

De automatisering

Uw klantenservice

  1. OpmerkenDe automatisering ziet wat er binnenkomt.
  2. VoorbereidenLezen, controleren en klaarzetten.
  3. GoedkeurenIemand van uw team keurt goed, of beslist bij twijfel.
  4. UitvoerenNa akkoord staat het definitief in uw systeem.
  5. OpvolgenWat openstaat, blijft in beeld.

Uw team houdt de regie.

  • Probeer het zelf

    Klacht · klant 10731Ter beoordeling

    Order58214 of 58241?

    58214 of 58241?

    Uw klantenservice beslist bij twijfel

    Past het ordernummer van de klant niet bij de artikelen, dan ziet uw klantenservice de klacht eerst. De automatisering gokt niet.

  • De automatisering

    • Leest
    • Valideert
    • Zet klaar

    Uw team

    • Oplossing kiezen
    • Klant bellen
    • Creditnota goedkeuren

    De oplossing blijft mensenwerk

    Wat u de klant aanbiedt, bepaalt uw team. In deze opzet kiest de automatisering geen oplossing en belt zij niemand.

  • Toezeggen doet uw team zelf

    Een antwoord of toezegging aan uw klant verstuurt uw team zelf. In deze opzet doet de automatisering geen toezegging.

In de systemen die u heeft.

Welke koppeling mogelijk is, bekijken we in de gratis analyse.

De klacht komt binnen in uw eigen mailbox en wordt klaargezet bij de order in uw ordersysteem. Of en hoe uw systemen te koppelen zijn, bekijken we in de gratis analyse.

  • Mailbox (In dit voorbeeld)
  • Ordersysteem (In dit voorbeeld)
  • Planprogramma
  • Spreadsheet
  • Boekhouding
  • Klantportaal

In dit voorbeeld

Wat het kost om te starten.

Van klacht naar order: één proces, twee systemen. De omvang van een pilot.

  1. STAP 0

    Gratis analyse

    €0

    U laat één proces zien.

    • 30 minuten online
    • Samenvatting, één pagina
    • Gratis en vrijblijvend
  2. STAP 1 Aanbevolen eerste stap

    Pilot

    vanaf€2.450

    Eén werkende automatisering.

    • Maximaal 2 systemen
    • 1 tot 2 weken
    • Vaste prijs, vooraf
  3. DOORLOPEND · NA EEN PILOT

    Maandpakket

    vanaf€295/maand

    Wij houden het draaiend.

    • Hosting en monitoring
    • Foutherstel en AI-kosten
    • Maandelijks opzegbaar

Prijzen excl. btw

Alle prijzen en stappen

Vragen over dit voorbeeld.

Stuurt de automatisering zelf een antwoord naar de klant?

Nee. In deze opzet wordt de klacht klaargezet. Wat u de klant aanbiedt en wanneer, bepaalt en verstuurt uw team zelf.

Wij houden klachten nu bij in een spreadsheet. Kan dat blijven?

Dat bekijken we in de gratis analyse. We kijken dan of de melding in uw spreadsheet kan komen, of bij de order in uw ordersysteem.

En klachten die telefonisch binnenkomen?

Dit voorbeeld gaat over klachten per e-mail. Of een korte notitie van een telefoongesprek dezelfde weg kan volgen, bekijken we in de gratis analyse.

Meer voorbeelden.

Mailvraag van uw klant naar Uw mailbox

Waar blijft mijn order? Het antwoord staat al klaar.

Status opgezocht in het ordersysteem (ERP); antwoord als concept. Uw binnendienst verstuurt.

Groothandel Logistiek

ERP: het systeem met uw orders, voorraad en facturen.

Bekijk alle voorbeelden

Stap 0 · gratis

Laat ons uw proces zien.

  1. Wij bellen of mailenOm een moment te plannen
  2. U laat het zien30 minuten online
  3. U krijgt een samenvattingEén pagina

Gratis en vrijblijvend

Liever direct mailen? [email protected]

Alle velden zijn verplicht. We bellen of mailen u terug.