AIstap

Voorbeeld · Groothandel · Logistiek

Waar blijft mijn order? Het antwoord staat al klaar.

Een klant vraagt waar zijn order blijft. Iemand zoekt het op in het ordersysteem (ERP) en het planprogramma (TMS) en belt het magazijn. De automatisering zoekt de status op en zet een conceptantwoord klaar; uw binnendienst controleert en verstuurt het.

ERP: het systeem met uw orders, voorraad en facturen. TMS: het programma waarin u ritten plant.

Laat ons uw proces zien Bekijk het verschil

Gratis · 30 minuten online · één proces · vrijblijvend Daarna: pilot vanaf €2.450 · maandpakket vanaf €295 · excl. btw

Zo loopt het werk

  • E-mail
  • Vraag

AIstap

de automatisering

  • Leest
  • Zoekt op
  • Zet klaar

Uw mailboxFICTIEF VOORBEELD

Antwoord · order 58307Concept

Order
58307
Status
Onderweg
Rit
R-2214
Levering
02-1002-10 of 03-10?

Twijfel? Eerst naar uw team.

Het ordersysteem zegt levering 02-10, de planning zegt 03-10. Uw binnendienst beslist.

Herkent u dit?

  • Telefoon gaat, werk ligt stil

    Een medewerker legt het werk steeds neer voor dezelfde vraag van een klant: waar blijft mijn order?

  • Twee systemen, één antwoord

    Het antwoord staat verspreid: de order in het ene systeem, de rit in het andere.

  • Magazijn bellen, klant terugbellen

    Iemand belt het magazijn om de verwachte levering te vragen en belt daarna de klant terug.

Vandaag. En met AIstap.

Vandaag

4 stappen met de hand

  1. Vraag van klant
  2. Order opzoeken
  3. Planning erbij zoeken
  4. Magazijn bellen
  5. Antwoord typen

Met AIstap

1 stap voor uw team

  1. Vraag van klant
  2. De automatisering leest
  3. Zoekt de status op
  4. Conceptantwoord staat klaar
  5. Uw binnendienst verstuurtuw team

Mogelijke impact

  • Minder zoeken in meerdere systemen
  • Minder onderbrekingen voor uw team
  • Beter zicht op vragen die openstaan

Mogelijke impact, geen belofte: wat het oplevert, hangt af van uw proces.

Wat AIstap kan bouwen.

Een voorbeeld. Wat we voor u bouwen, spreken we vooraf af.

  • Koppeling met mailbox

    Waar de vragen van klanten binnenkomen.

    Een koppeling met de mailbox waarin de vragen van klanten binnenkomen.

  • Status opzoeken

    Order, zending en verwachte levering uit uw systemen.

    Het opzoeken van order, zending en verwachte levering in uw ordersysteem en planprogramma.

  • Controle bij twijfel

    Spreken twee systemen elkaar tegen? Eerst naar uw team.

    Een controle: spreken twee systemen elkaar tegen, dan ziet uw binnendienst de vraag eerst.

  • Conceptantwoord

    Concept in uw mailbox. Uw binnendienst verstuurt.

    Een conceptantwoord in de mailbox; het gaat pas naar de klant als uw binnendienst het verstuurt.

Controle door uw team.

De automatisering bereidt voor. Uw mensen keuren goed en beslissen als iets onduidelijk is.

De automatisering

Uw binnendienst

  1. OpmerkenDe automatisering ziet wat er binnenkomt.
  2. VoorbereidenLezen, controleren en klaarzetten.
  3. GoedkeurenIemand van uw team keurt goed, of beslist bij twijfel.
  4. UitvoerenNa akkoord staat het definitief in uw systeem.
  5. OpvolgenWat openstaat, blijft in beeld.

Uw team houdt de regie.

  • Probeer het zelf

    Antwoord · order 58307Concept

    Levering02-10 of 03-10?

    02-10 of 03-10?

    Uw binnendienst beslist bij twijfel

    Spreken het ordersysteem en de planning elkaar tegen, dan ziet uw binnendienst dat eerst. De automatisering kiest niet zelf een datum.

  • De automatisering

    • Leest
    • Zoekt op
    • Zet klaar

    Uw team

    • Vertraging uitleggen
    • Oplossing aanbieden
    • Antwoord versturen

    Uitleg en oplossingen blijven mensenwerk

    Een vertraging uitleggen of een oplossing aanbieden doet uw binnendienst. In deze opzet beslist de automatisering niets over uw klant.

  • Versturen doet uw team zelf

    In deze opzet gaat er geen antwoord naar uw klant zonder uw binnendienst. Het concept blijft een concept tot uw team het verstuurt.

In de systemen die u heeft.

Welke koppeling mogelijk is, bekijken we in de gratis analyse.

De vragen komen binnen in uw eigen mailbox; de status staat in uw eigen ordersysteem en planprogramma. Of en hoe die te koppelen zijn, bekijken we in de gratis analyse.

  • Mailbox (In dit voorbeeld)
  • Ordersysteem (In dit voorbeeld)
  • Planprogramma (In dit voorbeeld)
  • Spreadsheet
  • Boekhouding
  • Klantportaal

In dit voorbeeld

Wat het kost om te starten.

Van mailvraag naar conceptantwoord: één proces, drie systemen. De omvang van een pilot.

  1. STAP 0

    Gratis analyse

    €0

    U laat één proces zien.

    • 30 minuten online
    • Samenvatting, één pagina
    • Gratis en vrijblijvend
  2. STAP 1 Aanbevolen eerste stap

    Pilot

    vanaf€2.450

    Eén werkende automatisering.

    • Maximaal 2 systemen
    • 1 tot 2 weken
    • Vaste prijs, vooraf
  3. DOORLOPEND · NA EEN PILOT

    Maandpakket

    vanaf€295/maand

    Wij houden het draaiend.

    • Hosting en monitoring
    • Foutherstel en AI-kosten
    • Maandelijks opzegbaar

Prijzen excl. btw

Alle prijzen en stappen

Vragen over dit voorbeeld.

Kunnen klanten het antwoord ook direct zelf krijgen?

In deze opzet niet: uw team leest het conceptantwoord en verstuurt het zelf. De automatisering zoekt het op; het contact met uw klant blijft bij u.

Wat als de status in ons systeem niet klopt?

De automatisering weet alleen wat in uw systemen staat. Spreken twee systemen elkaar tegen of ontbreekt de status, dan ziet uw team dat eerst.

Werkt dit ook voor vragen via de telefoon?

Dit voorbeeld gaat over vragen per e-mail. Of telefoon of chat ook kan, bekijken we in de gratis analyse.

Meer voorbeelden.

Bekijk alle voorbeelden

Stap 0 · gratis

Laat ons uw proces zien.

  1. Wij bellen of mailenOm een moment te plannen
  2. U laat het zien30 minuten online
  3. U krijgt een samenvattingEén pagina

Gratis en vrijblijvend

Liever direct mailen? [email protected]

Alle velden zijn verplicht. We bellen of mailen u terug.