AIstap

Voorbeeld · Elke sector

Een dubbele factuur valt pas op als hij al betaald is.

Inkoopfacturen worden op het oog gecontroleerd, en daardoor kan een dubbele factuur of een hogere prijs ongemerkt blijven. De automatisering legt de factuur naast de bestelling en eerdere facturen; uw financiële administratie beslist wat betaald wordt.

Laat ons uw proces zien Bekijk het verschil

Gratis · 30 minuten online · één proces · vrijblijvend Daarna: pilot vanaf €2.450 · maandpakket vanaf €295 · excl. btw

Zo loopt het werk

  • E-mail
  • PDF

AIstap

de automatisering

  • Leest
  • Vergelijkt
  • Zet klaar

Uw boekhoudpakketFICTIEF VOORBEELD

Inkoopfactuur F-20418Ter controle

Leverancier
nr. 1187
Inkooporder
60318
Bedrag
1.482,00
Controle
geen bijzonderhedenZelfde als F-20381?

Twijfel? Eerst naar uw team.

F-20418 heeft hetzelfde bedrag en dezelfde order als F-20381 van vorige maand. Uw financiële administratie beslist.

Herkent u dit?

  • Twee facturen, één bedrag

    Een factuur lijkt op een eerdere van dezelfde leverancier, maar de twee worden niet naast elkaar gelegd.

  • Klopt deze prijs wel?

    Om een prijs te controleren zoekt iemand de bestelling en de afspraak erbij, als daar tijd voor is.

  • Bedrag verkeerd ingeboekt

    Een typefout in een bedrag blijkt pas na de betaling, soms pas bij de jaarafsluiting.

Vandaag. En met AIstap.

Vandaag

4 stappen met de hand

  1. Factuur per e-mail
  2. Pdf openen
  3. Factuur inboeken
  4. Op het oog controleren
  5. Betaling klaarzetten

Met AIstap

2 stappen voor uw team

  1. Factuur per e-mail
  2. De automatisering leest
  3. Controle: dubbel of afwijkend?
  4. Uw administratie beslistuw team
  5. Betaling door uw administratieuw team

Mogelijke impact

  • Minder kans op een dubbele betaling
  • Minder handmatig vergelijken van facturen
  • Beter zicht op prijzen die veranderen

Mogelijke impact, geen belofte: wat het oplevert, hangt af van uw proces.

Wat AIstap kan bouwen.

Een voorbeeld. Wat we voor u bouwen, spreken we vooraf af.

  • Koppeling met mailbox

    Waar de inkoopfacturen binnenkomen.

    Een koppeling met de mailbox waarin de inkoopfacturen binnenkomen.

  • Factuur lezen

    Leverancier, bedrag, regels en rekeningnummer.

    Het lezen van de factuur: leverancier, order, bedrag, regels en rekeningnummer.

  • Naast order en historie

    Dubbele factuur, andere prijs of nieuw rekeningnummer valt op.

    Een controle: de factuur naast bestelling en eerdere facturen; wat opvalt, ziet uw administratie meteen.

  • Signaal met uitleg

    Uw administratie ziet waarom een factuur opvalt.

    Een signaal aan uw financiële administratie, met de reden waarom de factuur opvalt.

Controle door uw team.

De automatisering bereidt voor. Uw mensen keuren goed en beslissen als iets onduidelijk is.

De automatisering

Uw financiële administratie

  1. OpmerkenDe automatisering ziet wat er binnenkomt.
  2. VoorbereidenLezen, controleren en klaarzetten.
  3. GoedkeurenIemand van uw team keurt goed, of beslist bij twijfel.
  4. UitvoerenNa akkoord staat het definitief in uw systeem.
  5. OpvolgenWat openstaat, blijft in beeld.

Uw team houdt de regie.

  • Probeer het zelf

    Inkoopfactuur F-20418Ter controle

    ControleZelfde als F-20381?

    Zelfde als F-20381?

    Uw administratie beslist bij twijfel

    Lijkt een factuur op een eerdere, dan ziet uw administratie hem eerst. De automatisering beslist niet over betalen.

  • De automatisering

    • Leest
    • Vergelijkt
    • Zet klaar

    Uw team

    • Betaling goedkeuren
    • Leverancier bellen
    • Prijs navragen

    Betalen blijft mensenwerk

    Of een factuur betaald wordt, bepaalt uw administratie. In deze opzet betaalt de automatisering zelf niets en belt ze geen leveranciers.

  • Een vraag verstuurt uw administratie zelf

    Een vraag aan uw leverancier gaat pas weg na akkoord van uw administratie. In deze opzet verstuurt de automatisering zelf geen bericht.

In de systemen die u heeft.

Welke koppeling mogelijk is, bekijken we in de gratis analyse.

De facturen komen binnen in uw eigen mailbox en worden vergeleken met de gegevens in uw eigen boekhoudpakket. Of en hoe uw systeem te koppelen is, bekijken we in de gratis analyse.

  • Mailbox (In dit voorbeeld)
  • Boekhouding (In dit voorbeeld)
  • Planprogramma
  • Ordersysteem
  • Spreadsheet
  • Klantportaal

In dit voorbeeld

Wat het kost om te starten.

Van mailbox naar boekhoudpakket: één proces, twee systemen. De omvang van een pilot.

  1. STAP 0

    Gratis analyse

    €0

    U laat één proces zien.

    • 30 minuten online
    • Samenvatting, één pagina
    • Gratis en vrijblijvend
  2. STAP 1 Aanbevolen eerste stap

    Pilot

    vanaf€2.450

    Eén werkende automatisering.

    • Maximaal 2 systemen
    • 1 tot 2 weken
    • Vaste prijs, vooraf
  3. DOORLOPEND · NA EEN PILOT

    Maandpakket

    vanaf€295/maand

    Wij houden het draaiend.

    • Hosting en monitoring
    • Foutherstel en AI-kosten
    • Maandelijks opzegbaar

Prijzen excl. btw

Alle prijzen en stappen

Vragen over dit voorbeeld.

Betaalt de automatisering ook zelf facturen?

Nee. In deze opzet doet de automatisering de controle en zet ze de factuur klaar. Betalen doet uw administratie, in het systeem waarin u dat nu ook doet.

Welke afwijkingen kan de automatisering herkennen?

Bijvoorbeeld een factuur die al eerder binnenkwam, een prijs die afwijkt van de bestelling of een gewijzigd rekeningnummer. Wat in uw situatie haalbaar is, bekijken we in de gratis analyse.

Wij hebben niet bij iedere factuur een inkooporder. Werkt het dan?

Dan vergelijkt de automatisering met eerdere facturen van dezelfde leverancier. Wat daarmee niet te beoordelen is, gaat naar uw administratie.

Meer voorbeelden.

Mail van uw leverancier naar Uw ERP

Uw leverancier bevestigt iets anders dan u bestelde.

Bevestiging naast uw inkooporder in het ordersysteem (ERP). Uw inkoper beslist.

Groothandel Productie

ERP: het systeem met uw orders, voorraad en facturen. CMR: de vrachtbrief.

Bekijk alle voorbeelden

Stap 0 · gratis

Laat ons uw proces zien.

  1. Wij bellen of mailenOm een moment te plannen
  2. U laat het zien30 minuten online
  3. U krijgt een samenvattingEén pagina

Gratis en vrijblijvend

Liever direct mailen? [email protected]

Alle velden zijn verplicht. We bellen of mailen u terug.