AIstap

Voorbeeld · Logistiek

De rit is gereden, maar de factuur wacht op de vrachtbrief.

Getekende vrachtbrieven (CMR) komen binnen als foto of scan en uw administratie zoekt de rit erbij, voordat de factuur weg kan. De automatisering zet een conceptfactuur klaar; uw administratie controleert en verstuurt.

CMR: de vrachtbrief.

Laat ons uw proces zien Bekijk het verschil

Gratis · 30 minuten online · één proces · vrijblijvend Daarna: pilot vanaf €2.450 · maandpakket vanaf €295 · excl. btw

Zo loopt het werk

  • Foto
  • PDF
  • E-mail

AIstap

de automatisering

  • Leest
  • Valideert
  • Zet klaar

Uw boekhoudingFICTIEF VOORBEELD

Conceptfactuur · rit 4471Concept

Rit
Breda → Duisburg
Afgeleverd
02-10
Getekend
ja
Opmerking
geen1 pallet beschadigd

Twijfel? Eerst naar uw team.

De ontvanger schreef op de vrachtbrief: 1 pallet beschadigd. Uw administratie beslist.

Herkent u dit?

  • Vrachtbrief nog in de cabine

    De getekende vrachtbrief ligt nog dagen in de cabine, en zolang kan de factuur niet weg.

  • Welke rit hoort hierbij?

    Bij een foto of scan zoekt iemand de juiste rit op in het planprogramma.

  • Vrijdag: een stapel vrachtbrieven

    Aan het eind van de week ligt er een stapel vrachtbrieven die nog gefactureerd moet worden.

Vandaag. En met AIstap.

Vandaag

4 stappen met de hand

  1. Getekende vrachtbrief
  2. Rit opzoeken
  3. Opmerkingen lezen
  4. Factuur typen
  5. Factuur versturen

Met AIstap

2 stappen voor uw team

  1. Getekende vrachtbrief
  2. De automatisering leest
  3. Koppelt aan de rit
  4. Uw administratie keurt goeduw team
  5. Uw administratie verstuurtuw team

Mogelijke impact

  • Minder zoeken naar vrachtbrieven en ritten
  • Minder kans op een vergeten factuur
  • Beter zicht op ritten zonder factuur

Mogelijke impact, geen belofte: wat het oplevert, hangt af van uw proces.

Wat AIstap kan bouwen.

Een voorbeeld. Wat we voor u bouwen, spreken we vooraf af.

  • Eén plek voor vrachtbrieven

    Foto of scan van de chauffeur komt hier binnen.

    Een koppeling met de mailbox waarin de foto's en scans van de vrachtbrieven binnenkomen.

  • Vrachtbrief lezen

    Rit, datum, aantal, handtekening en opmerkingen.

    Het lezen van de vrachtbrief: rit, datum, aantal, handtekening en opmerkingen van de ontvanger.

  • Rit erbij zoeken

    De vrachtbrief gekoppeld aan de rit in uw planning.

    Het zoeken van de bijbehorende rit in uw planprogramma, zodat vrachtbrief en rit bij elkaar staan.

  • Conceptfactuur klaarzetten

    Definitief pas na akkoord van uw administratie.

    Het klaarzetten van een conceptfactuur in uw boekhoudpakket; definitief pas na akkoord van uw administratie.

Controle door uw team.

De automatisering bereidt voor. Uw mensen keuren goed en beslissen als iets onduidelijk is.

De automatisering

Uw administratie

  1. OpmerkenDe automatisering ziet wat er binnenkomt.
  2. VoorbereidenLezen, controleren en klaarzetten.
  3. GoedkeurenIemand van uw team keurt goed, of beslist bij twijfel.
  4. UitvoerenNa akkoord staat het definitief in uw systeem.
  5. OpvolgenWat openstaat, blijft in beeld.

Uw team houdt de regie.

  • Probeer het zelf

    Conceptfactuur · rit 4471Concept

    Opmerking1 pallet beschadigd

    Nu al factureren?

    Uw administratie beslist bij twijfel

    Staat er schade of een tekort op de vrachtbrief, dan ziet uw administratie de rit eerst. De automatisering gokt niet.

  • De automatisering

    • Leest
    • Valideert
    • Zet klaar

    Uw team

    • Schade beoordelen
    • Toeslag afspreken
    • Factuur versturen

    Schade beoordelen blijft mensenwerk

    Of een schademelding klopt en of er een toeslag komt, bepaalt uw team. In deze opzet beoordeelt de automatisering geen schade.

  • Versturen doet uw team zelf

    Een factuur aan uw klant verstuurt uw administratie zelf. In deze opzet gaat er geen factuur de deur uit zonder uw administratie.

In de systemen die u heeft.

Welke koppeling mogelijk is, bekijken we in de gratis analyse.

De vrachtbrieven komen binnen in uw eigen mailbox, de rit staat in uw planprogramma en de conceptfactuur komt in uw boekhoudpakket. Of en hoe dat te koppelen is, bekijken we in de gratis analyse.

  • Mailbox (In dit voorbeeld)
  • Planprogramma (In dit voorbeeld)
  • Boekhouding (In dit voorbeeld)
  • Ordersysteem
  • Spreadsheet
  • Klantportaal

In dit voorbeeld

Wat het kost om te starten.

Van vrachtbrief naar conceptfactuur: één proces, drie systemen. De omvang van een pilot.

  1. STAP 0

    Gratis analyse

    €0

    U laat één proces zien.

    • 30 minuten online
    • Samenvatting, één pagina
    • Gratis en vrijblijvend
  2. STAP 1 Aanbevolen eerste stap

    Pilot

    vanaf€2.450

    Eén werkende automatisering.

    • Maximaal 2 systemen
    • 1 tot 2 weken
    • Vaste prijs, vooraf
  3. DOORLOPEND · NA EEN PILOT

    Maandpakket

    vanaf€295/maand

    Wij houden het draaiend.

    • Hosting en monitoring
    • Foutherstel en AI-kosten
    • Maandelijks opzegbaar

Prijzen excl. btw

Alle prijzen en stappen

Vragen over dit voorbeeld.

Onze chauffeurs maken een foto met hun telefoon. Is dat genoeg?

Vaak wel, als de foto scherp is. Dat testen we in de pilot met uw echte vrachtbrieven. Wat niet met zekerheid te lezen is, gaat eerst naar uw administratie.

Verstuurt de automatisering de factuur ook zelf?

Nee. In deze opzet staat de factuur als concept klaar. Uw administratie controleert en verstuurt de factuur zelf.

Wat gebeurt er met een opmerking van de ontvanger op de vrachtbrief?

Die wordt meegelezen en getoond. Staat er iets over schade of een tekort, dan gaat de rit eerst naar uw administratie.

Meer voorbeelden.

Urenstaat van chauffeur naar Uw urenregistratie

Geen urenstaten van chauffeurs meer overtypen.

Uren per chauffeur staan klaar; uw administratie keurt goed.

Logistiek

Factuur en paklijst naar Uw douanedossier

Geen facturen meer overtypen in douanedocumenten.

Douaneaangifte als concept klaar; uw declarant dient in.

Logistiek Groothandel Productie

TMS: het programma waarin u ritten plant.

Bekijk alle voorbeelden

Stap 0 · gratis

Laat ons uw proces zien.

  1. Wij bellen of mailenOm een moment te plannen
  2. U laat het zien30 minuten online
  3. U krijgt een samenvattingEén pagina

Gratis en vrijblijvend

Liever direct mailen? [email protected]

Alle velden zijn verplicht. We bellen of mailen u terug.