AIstap

Voorbeeld · Groothandel

Stop met het overtypen van orders uit e-mail.

Uw klanten bestellen per e-mail en uw binnendienst typt elke regel over in het ordersysteem (ERP). De automatisering zet de orderregels klaar. Uw binnendienst controleert, lost op wat afwijkt en keurt goed.

ERP: het systeem met uw orders, voorraad en facturen.

Laat ons uw proces zien Bekijk het verschil

Gratis · 30 minuten online · één proces · vrijblijvend Daarna: pilot vanaf €2.450 · maandpakket vanaf €295 · excl. btw

Zo loopt het werk

  • E-mail
  • PDF
  • Spreadsheet

AIstap

de automatisering

  • Leest
  • Valideert
  • Zet klaar

Uw ERPFICTIEF VOORBEELD

Order klant 10482 · 3 regelsConceptorder

Klant
Klantnr. 10482
Regel 1
200 × art. 201040
Regel 2
500 × art. 201183
Regel 3
25 × art. 31040625 × art. 770193?

Twijfel? Eerst naar uw team.

Artikelnummer 770193 staat niet in uw ERP. Uw binnendienst kiest het juiste artikel.

Herkent u dit?

  • Maandag: de mailbox zit vol

    Op maandagochtend zit de mailbox van de binnendienst vol met bestellingen.

  • Zoeken naar het juiste artikel

    Een klant gebruikt zijn eigen omschrijving, en iemand zoekt het juiste artikelnummer erbij.

  • Uw klant wacht op bevestiging

    Uw klant wacht op een orderbevestiging, terwijl zijn bestelling nog ongelezen in de mailbox staat.

Vandaag. En met AIstap.

Vandaag

4 stappen met de hand

  1. E-mail, pdf of Excel
  2. Openen en lezen
  3. Artikelen opzoeken
  4. Regels overtypen in het ERP
  5. Navragen wat onduidelijk is

Met AIstap

1 stap voor uw team

  1. E-mail, pdf of Excel
  2. De automatisering leest
  3. Controle op artikel en aantal
  4. Uw binnendienst keurt goeduw team
  5. Order definitief in uw ERP

Mogelijke impact

  • Minder overtypen
  • Minder kans op fouten in artikelnummers
  • Beter zicht op open bestellingen
  • Betere opvolging van open vragen

Mogelijke impact, geen belofte: wat het oplevert, hangt af van uw proces.

Wat AIstap kan bouwen.

Een voorbeeld. Wat we voor u bouwen, spreken we vooraf af.

  • Koppeling met uw mailbox

    Ziet welke bestellingen er binnenkomen.

    Een koppeling met de mailbox waarin de bestellingen binnenkomen.

  • Leest mail, pdf, Excel

    Klant, artikel en aantal per regel.

    Het lezen van mailtekst, pdf en Excel: klant, artikel en aantal per regel.

  • Controle per orderregel

    Onbekend artikel? Eerst naar uw binnendienst.

    Een controle: een regel met een onbekend artikelnummer of zonder aantal gaat eerst naar uw binnendienst.

  • Klaargezet in uw ERP

    Definitief pas na akkoord van uw binnendienst.

    Het klaarzetten van de orderregels in uw ERP; definitief pas na akkoord van uw binnendienst.

Controle door uw team.

De automatisering bereidt voor. Uw mensen keuren goed en beslissen als iets onduidelijk is.

De automatisering

Uw binnendienst

  1. OpmerkenDe automatisering ziet wat er binnenkomt.
  2. VoorbereidenLezen, controleren en klaarzetten.
  3. GoedkeurenIemand van uw team keurt goed, of beslist bij twijfel.
  4. UitvoerenNa akkoord staat het definitief in uw systeem.
  5. OpvolgenWat openstaat, blijft in beeld.

Uw team houdt de regie.

  • Probeer het zelf

    Order klant 10482 · 3 regelsConceptorder

    Regel 325 × art. 770193?

    Welk artikel bedoelt de klant?

    Uw binnendienst beslist bij twijfel

    Een regel waar de automatisering niet zeker van is, blijft open. Uw binnendienst ziet hem met de mail erbij.

  • De automatisering

    • Leest
    • Valideert
    • Zet klaar

    Uw team

    • Prijs afspreken
    • Vervangend artikel
    • Spoedlevering

    Afspraken met klanten maakt uw team

    Een andere prijs, een vervangend artikel of een spoedlevering spreekt uw binnendienst af. In deze opzet zegt de automatisering niets toe.

  • Geen order definitief zonder uw akkoord

    De order wordt pas definitief als uw binnendienst hem goedkeurt. In deze opzet stuurt de automatisering geen bevestiging naar uw klant.

In de systemen die u heeft.

Welke koppeling mogelijk is, bekijken we in de gratis analyse.

Het gaat om de mailbox waarin de bestellingen binnenkomen en het ERP waarin uw binnendienst werkt. Of en hoe uw ERP te koppelen is, bekijken we in de gratis analyse.

  • Mailbox (In dit voorbeeld)
  • Ordersysteem (In dit voorbeeld)
  • Planprogramma
  • Spreadsheet
  • Boekhouding
  • Klantportaal

In dit voorbeeld

Wat het kost om te starten.

Van mailbox naar ERP: één proces, twee systemen. De omvang van een pilot.

  1. STAP 0

    Gratis analyse

    €0

    U laat één proces zien.

    • 30 minuten online
    • Samenvatting, één pagina
    • Gratis en vrijblijvend
  2. STAP 1 Aanbevolen eerste stap

    Pilot

    vanaf€2.450

    Eén werkende automatisering.

    • Maximaal 2 systemen
    • 1 tot 2 weken
    • Vaste prijs, vooraf
  3. DOORLOPEND · NA EEN PILOT

    Maandpakket

    vanaf€295/maand

    Wij houden het draaiend.

    • Hosting en monitoring
    • Foutherstel en AI-kosten
    • Maandelijks opzegbaar

Prijzen excl. btw

Alle prijzen en stappen

Vragen over dit voorbeeld.

Wat als een klant zijn eigen artikelnummers gebruikt in plaats van de onze?

Staan die nummers per klant in uw ERP en kan de automatisering ze inzien, dan gebruikt ze die. Is niet zeker welk artikel bedoeld is, dan gaat de regel eerst naar uw binnendienst.

Houdt de automatisering rekening met onze prijsafspraken per klant?

Alleen als de automatisering die afspraken in uw ERP kan inzien. Of dat kan, bekijken we in de gratis analyse. In deze opzet past de automatisering zelf geen prijzen aan.

Werkt dit met ons ERP, en moet onze IT-partner iets doen?

Of uw ERP te koppelen is, bekijken we in de gratis analyse. Voor de pilot regelt u een account of testomgeving, of uw IT-partner kijkt even mee.

Meer voorbeelden.

Prijslijst leverancier naar Uw ERP

Nooit meer prijslijsten van leveranciers overtypen.

Nieuwe inkoopprijzen staan klaar in uw ordersysteem (ERP). Uw inkoper beslist.

Groothandel Productie

Mail van uw leverancier naar Uw ERP

Uw leverancier bevestigt iets anders dan u bestelde.

Bevestiging naast uw inkooporder in het ordersysteem (ERP). Uw inkoper beslist.

Groothandel Productie

Bekijk alle voorbeelden

Stap 0 · gratis

Laat ons uw proces zien.

  1. Wij bellen of mailenOm een moment te plannen
  2. U laat het zien30 minuten online
  3. U krijgt een samenvattingEén pagina

Gratis en vrijblijvend

Liever direct mailen? [email protected]

Alle velden zijn verplicht. We bellen of mailen u terug.